职场新人如何制作PPT

  • 时间:2017-11-01 09:45 编辑:文峰 来源:欧酷PPT 阅读:2177
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摘要:本文从作者工作经验出发简要介绍了从Word文档到PPT的制作过程,重点包含PPT模板结构、PPT图文排版结构、PPT动画的添加等相关知识。

什么?2017年仅剩60天了!

要交年终工作总结、工作汇报,还得制作成PPT?

如何制作PPT,成为众多职场新人的热搜词。

这里欧酷PPT结合多年工作经验,分享一下如何制作工作总结类PPT汇报


一、编写Word版工作总结(已有Word版工作总结,或直接用PPT编写工作总结的可以忽略这一步)

一般情况下,第一反应是打开Word软件撰写工作总结的内容,通常上级部门也会要求上交Word版及打印版工作总结。


二、制作PPT文稿

1.打开Microsoft Office系列中的PowerPoint软件(以下简称PPT软件,俗称幻灯片软件),如下图:



2.新建空白文档或利用PPT软件自动模板(如下图),也可以从欧酷PPT网免费下载PPT模板



3.规划PPT文档结构

一般来说,工作总结PPT文档的结构包括封面、目录页、过渡页、内容页、封底。常见PPT文档结构如下图:



4.根据Word版内容结构将文字内容复制到PPT模板中替换相应的内容。

【封 面】包括文档标题、副标题、公司名称、企业logo、汇报人、日期等信息。(上图第1页)

【目录页】对应Word目录或章节标题。(上图第2页)

【内容页】对应Word中的章节内容。(上图第4、6、8、10页)

【过渡页】对应Word中每一部分的章节标题。(上图第3、5、7、9页)

【封 底】写致谢语或汇报人联系方式等信息。(上图第11页)


5.提炼内容,将文字内容转化为图片、表格、逻辑结构图等图文信息(这是制作PPT的重点)。

 1:我们部门组织开展了篮球赛、广场舞、象棋赛等丰富多彩的文化活动。

 这句话是并列结构的句子,可找三幅对应的照片并排放置,并配上文字,实现图文并茂,如下图排版。



PPT排版根据内容表达的意思来设计,可以整齐严肃,也可以更加灵活,但必须注意元素对齐、比例得当、整体平衡等设计要素。更多板式,可多看看其他PPT模板,或杂志、广告等相关媒体的排版板式,以启发灵感或应用到PPT制作中。


内容图文、图表结构一般有并列列表、流程步骤、因子结果、循环重复、图文混排、数据图表等几种,PPT图表下载可移步本站【PPT图表】栏目,地址:http://www.pptxok.com/product/search_j2v.html


关于内容页的提炼内容强调一点:

工作总结PPT汇报是演讲型的PPT,PPT上的文字少而精,展示的图文、图表等内容要简洁、逻辑清晰;重点在汇报人对照PPT内容进行演说,引导受众看PPT理解内容。(对应的还有阅读型的PPT,这种PPT文字可以适当多一点。)


6.添加PPT动画

上面说道:图文要逻辑清晰,还要引导受众看PPT理解内容……

这就需要用“PPT动画”来进一步为PPT锦上添花。

我觉得动画是PPT的灵魂!

动画不仅是让外行看热闹,重要的是引导受众思维,帮助受众理解内容。


PPT中有四种动画类型:进入动画、强调动画、退出动画、路径动画。在PPT软件界面的【动画】菜单栏中,各类中又分若干动画形式,如下图所示:



那么如何应用这些动画形式?怎么制作PPT动画呢?

我们知道,每一页PPT是由文字(由文本框承载)、图片、表格、形状等元素排版组成,在编辑是,这些元素都是独立的可以自由移动的,当然也可以组合成一个整体。


添加PPT动画就是给这些元素添加进入、强调、退出或路径动画,让这些元素安装设定的动画形式或路径逐步展现、强调或退出。


添加PPT动画的具体步骤是

打开【动画】菜单——①选中元素——②添加进入(路径)动画形式——③设定动画控制方式,即什么时候开始播放该动画,其中开始方式包括三种:单击时、与上一动画同时、上一动画之后,字面意思很好理解,大家可以亲手测试。如下图:


完成以上步骤后,单击【动画窗格】上的播放按钮预览动画效果,也可以按Shift+F5组合键播放PPT,查看整体效果。


接下来要做的是,将幻灯片上要展示的内容元素按照讲述的顺序依次添加进入动画,要强调的内容添加上强调动画,讲完的内容添加退出动画。添加PPT动画就是让幻灯片上的内容随着你的讲述具有动态展示、强调或退出。具有一定的逻辑性、也就能帮助受众理解你所讲述的内容。


下图,利用进入动画、强调动画制作的PPT动画效果。



三、总结

PPT群很多朋友问怎么制作PPT,这是一个很大的问题,相关知识可以写成一本书,书店也有相关书籍。


本文从作者工作经验出发简要介绍了从Word文档到PPT的制作过程,重点包含PPT模板结构、PPT图文排版结构、PPT动画的添加等相关知识,希望对初学者有所帮助,我没讲明白的,有疑问的可以到Q群542071329、558101667 [@欧酷PPT-文峰]进行在线沟通交流。


Ps,本文提到的操作步骤基于PowerPoint2016版,其他版本操作步骤类似。

PPT软件下载地址:http://www.pptxok.com/news/txtlist_i12v.html

其他版本下载地址:http://www.pptxok.com/news/txtlist_i94v.html


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