为什么要做PPT?

按照PPT的受众来说一般有两种形式的PPT,一种是给别人看的,另一种是给别人讲的。共同点是要别人了解我们的东西。不同的是前一种可以用邮件发出去并支持转发,因为里面的东西会说得很清楚,有注释,或者是纯图文,不需要做的人来解释,就可以看懂的。一般,这种PPT是做给领导看或用于平等分享的。我们常做的分析、分享、总结大部分属于这种。这样的PPT,观看者是面对电脑屏幕看的,他们眼球和屏幕的距离不会超过1米。

另一种是给别人讲的,PPT的内容非常简单,PPT背后的东西非常多。这种一般侧重的是“讲”,不讲别人没法弄清楚。PPT里面通常有大幅的画面,或者非常大的字。最常见的诸如“What?”之类的,广告公司创意提案的时候经常用。这种PPT一定是通过投影打在大屏幕上,演讲者手舞足蹈在前面讲的。

PPT是用来表达自己思想的工具,只是一个工具而已。不同的是,PPT使用一种全屏幕的独占式推送信息的方式,更加容易获得观众的注意力。书面或者打在大屏幕上面的东西,只能是一个辅助,语言和语音的辅助。所以,小编推荐将PPT做得简单一点。

以前有这样的想法,自己做PPT的时候也在模拟,假装自己在讲,可总是想放更多的东西在PPT里面,这样其实对自己很不利,观众会花更多的时间和注意力在大屏幕上面,而不是在关注自己的举止和语气。说严重一点,这就形成不是自己在讲,而是PPT在讲,自己做的是PPT的一个助手。想了很久,直到认真研究了WWDC的keynotes视频。他们在用这样的方式说事情:在说明一个新东西的时候,先把这个东西的一个概观显示出来,这就够了,接下来,是让观众看自己的,自己有更多的时间去讲解里面每一个要点(key points)。而这个时候,观众是带着问题和兴趣在听你给他解决问题,因此注意力在自己身上。

一定会有demo,这个在介绍新产品的时候很重要,但是画面上面出现demo本身就好了。我以前做了demo,还会在上面把很多地方强调出来,告诉人家这个是什么。其实,一个好的demo,是人就能看得懂的,我们只需要告诉人家这个还能做什么就好了,而这样的话,一定要说出来,而不是写在大屏幕上。

告诉人家什么东西好的时候,一定会有对比,那就要告诉人家跟谁比,哪里好。哪里好的东西也不要写出来,每个看的人都会有自己的看法。我们要做的,就是引导观众朝我们的想法上面去走。

先出内容还是先说出内容?这个是我在研究这个演说的时候注意过的一个问题。通常的提案是先出内容,然后照着念一遍或者解释一遍。我发现, apple这次演说,之所以说成功,是他们非常纯熟地在运用技巧,控制观众的注意力。

本文上面说到,看到key points以后,观众带着疑问看着演讲者,演讲者担当的是解释的角色,演讲者的受关注程度

就非常高。同样的,Jobs等人经常会提出一些玄念,一些设问句,接着大屏幕会用比较动感强烈的动画显示出来要推出的新东西,并且通常只有一句话,比如“next month”“today”,这时候观众会豁然开朗,他们的注意力会马上转移到大屏幕上面,接着会无限憧憬和崇敬地看着讲演者,等待解释。因为大屏幕上的 内容只有最关键的词,大家只能知道关键点,具体的内容还是要有解答才行。

所以,控制观众的眼球,控制他们的注意力,非常重要!PPT充当的角色,就是帮助我们进行控制。

相关的几个说法,关于PPT制作的:

Magic Seven原则(7±2=5~9):每张幻灯片传达5个概念效果最好。7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了,请重新组织。

KISS原则:因为我们做PPT针对的是大众,不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。

10/20/30法则:演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点。

小编觉得这些有指导意义,但经验感和技术感太强。小编更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。

同样一篇文章里面的东西,是说PPT制作中一些技巧性的东西,归纳一下分享出来:

能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。

所有人看到图表,第一眼就是找最低的和最高的,然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来,人家会觉得很省事。

别写那么多字,没人看,除非你打算照着念。

要想办法让人知道你的PPT还有多少,或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要,对自己好也对观众好。

不要用超过3种的动画效果,包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的,朴素一点比花哨的更受欢迎。

多用口语,放在一些类似tips的地方,效果往往加倍。

 
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